مقدمه
زمانی که صحبت از معامله می‌شود، مفاهیمی بنیادی و اصولی پذیرفته شده به ذهن افراد متبادر می‌گردد. به طور مثال یک معامله دو سمت دارد. سمتی به عنوان خریدار و سمت دیگر به عنوان فروشنده شناخته می‌شود. هر سمت به نوبه خود می‌تواند شامل یک فرد، یک گروه، یک شرکت و حتی یک کشور باشد. قراری که بین خریدار و فروشنده منعقد می‌گردد، متناسب با مورد معامله و شرایط قانونی به خصوصی تنظیم شده و از قوانین تجاری کشوری و بین‌المللی تبعیت می‌کند. با این حال برای تشخیص بهتر موضوع، جهان خود را کوچک می‌کنیم. تصور کنید معامله بین دو فرد انجام شده و موضوع آن خرید و فروش است. یکی از اولین ملزومات، آگاهی خریدار از قیمت و شرایط خرید است. درست در همین لحظه ضرورت ارائه پیش فاکتور به وی، ایجاد می‌شود.
ارائه پیش فاکتور قدم اول در راه انجام معامله است. اولین سندی است که در اختیار خریدار قرار می‌گیرد. طبیعتا در شروع کار، به صورت شفاهی توافقاتی بین دو سمت انجام می‌شود. این موارد که با عنوان توافقات اولیه از آنها یاد می‌شود، برای برخورداری از لزوم اجرایی باید مکتوب شوند. ثبت کتبی آنها ابتدا در قالب پیش فاکتور شکل می‌گیرد. البته گاها از آن با عنوان سیاهه خرید نیز یاد می‌شود. می‌توان آن را پیشنهاد فروش هم نام گذاری کرد. پیشنهادی از سمت فروشنده که علاوه بر مشخص نمودن قیمت کالا، شرایط فروش را به شکلی واضح برای خریدار مشخص می‌نماید.
نحوه صدور پیش فاکتور و کاربرد آن
در رابطه با نحوه صدور پیش فاکتور و کاربرد آن، باید در قدم اول با محتویات پیش فاکتور آشنایی پیدا کنیم. با شناخت این موارد، هرگونه مشکلی بابت صدور سند اولیه برطرف خواهد شد. بنابراین در وهله اول به مواردی که در آن ذکر می‌گردد، اشاره می‌کنیم. در ادامه با کاربرد آن در شرایط و زمینه‌های مختلف آشنا خواهیم شد. اینکه چه مواردی در یک سند اولیه لحاظ می‌شوند، در ارتباط مستقیم با مورد و شرایط معامله دارد. اما به طور کلی چند موضوع از الزام بیشتری برخوردارند.
- نام کالا یا خدمات: بدیهی است که این موضوع متناسب با زمینه فعالیت فروشنده تعیین می‌گردد. گاها ممکن است بیش از یک نوع کالا قید شود.
- تعداد: زمانی که کالا موضوع سند باشد، تعداد به عنصری مهم تبدیل می‌شود. چرا که در فروش‌هایی که با تعداد بالا رقم می‌خورد، قیمت شکسته می‌شود.
- قیمت: مهم‌ترین عنصری که می‌توان در یک پیش فاکتور مد نظر قرار داد؛ اساسا خریدار یا کسی که به دنبال استفاده از خدماتی ویژه است، با مساله قیمت به شکلی جدی مواجه می‌شود. چنین فردی مبادرت به دریافت پیش فاکتور از فروشنده‌های مختلف می‌کند. با این کار امکان قیاس و انتخابی درست را برای خود فراهم می‌کند.
البته می‌توان به موارد بسیار زیاد دیگری اشاره کرد که امکان لحاظ شدن در پیش فاکتور را دارند. استفاده از این عناصر بستگی به موضوع مورد معامله و همچنین تصمیم فروشنده یا درخواست خریدار دارد.
- لوگو و نشان تجاری فروشنده
- ایجاد سربرگ و اشاره به آدرس و راه‌های ارتباطی فروشنده
- تاریخ صدور، اعتبار و شماره پیش فاکتور
- مشخصات خریدار با تاکید بر آدرس تحویل گیرنده
- مشخصات تکمیلی کالا نظیر کشور سازنده، ابعاد و وزن
- روش‌های پرداخت و حساب‌های بانکی
- مهر، امضا و مشخصات فرد تنظیم‌کننده پیش فاکتور
انتخاب از میان عناصر بالا، چگونگی نحوه صدور سند اولیه را مشخص می‌کند. در ادامه با انواع کاربرد پیش فاکتور آشنا خواهیم شد. پیش از این به مواردی مثل ارائه سند اولیه برای خریدار یا پیشنهاد فروش توسط فروشنده اشاره کردیم. اما دامنه استفاده از آن گسترده‌تر است.
- گاهی اوقات خریدار یا فردی که از خدمات استفاده می‌کند، خارجی است. با وجود چنین پیش فرضی، ارائه پیش فاکتور ضروری است. در این حالت مسئله واردات برای وی مطرح است. بنابراین اخذ مجوزهای لازم از کشور مقصد را در پی خواهد داشت. از همین رو فرد خریدار باید سند اولیه را در اختیار داشته باشد.
- بخشی از معامله‌ای که بین طرفین انجام می‌شود، وابسته به برقراری شرایط فروش است. پیش فاکتور با برخورداری از قیمت و شروط انجام معامله، به برقراری چنین شرایطی کمک می‌کند.
- بخشی از قراردادهای صادراتی به مزایده گذاشته می‌شوند. در این صورت هم از پیش فاکتور استفاده می‌شود.
مزایای استفاده از پیش فاکتور
تا بدین جا با مفهوم کلی پیش فاکتور آشنا شده‌اید. به زمینه‌های کاربردی آن نیز اشاره کردیم. در واقع این دامنه وسیع کاربردی، خود از مزایای استفاده از پیش فاکتور، به حساب می‌آید. برای توضیح بیشتر باید به این نکته توجه داشت که استفاده از سند اولیه در انجام معاملات، همراه با ایجاد یک حسن ویژه است؛ صرفه‌جویی در زمان نتیجه‌ای است که حاصل می‌شود. در عصر حاضر مسئله زمان و برخورداری از سرعت در انجام امور، به ضرورتی اجتناب ناپذیر تبدیل شده است. بدون استفاده از پیش فاکتور، انجام امور خرید و فروش و معاملات تجاری، در خطر افتادن به دام بوروکراسی اداری و کاغذ بازی‌های فراوانی قرار می‌گیرند. بخشی از این امور فرسایشی که ثمره‌ای جز هدر رفتن زمان ندارند، در صورت استفاده از پیش فاکتور، از بین خواهند رفت.
اعتبار و شماره پیش فاکتور
به نظر می‌رسد در صورت پرداختن به مقوله اعتبار و شماره پیش فاکتور، به تمامی سوالات شما در این زمینه پاسخ داده باشیم. توجه داشته باشید بین پیش فاکتور و فاکتور دنیایی از تفاوت وجود دارد؛ دنیایی که فقط با یک تفاوت ساده ساخته می‌شود. پیش فاکتور علی‌رغم اینکه به عنوان سند اولیه شناخته می‌شود، هیچ گونه مسئولیتی برای هیچ یک از طرفین معامله ایجاد نمی‌کند. در واقع بیشتر جنبه آگاهی از مفاد یک قرارداد را دارد. فروشنده تعهدی بابت تامین کالا یا زمان ارائه و تحویل آن به مشتری ندارد. از طرفی برای مشتری هیچ گونه الزامی در جهت پرداخت پول به وجود نمی‌آورد. اگر در سند اولیه به تعداد مشخصی کالا اشاره شود، و در زمان عقد قرارداد نهایی، آن مقدار کالا موجود نباشد، ضرر و زیانی متوجه فروشنده نخواهد بود. در اصل باید اینگونه عنوان کرد که تعهد طرفین معامله از زمان صدور فاکتور آغاز می‌گردد.
طرفین معامله باید توجه داشته باشند که عدم وجود مسئولیت در قبال پیش فاکتور، به معنای از بین رفتن نفس صدور آن نشود. به هر صورت نگارش آن، به معنای ارائه پیشنهاد فروش است. زمانی ارزش پیدا می‌کند که به صورت عرفی، لزوم اجرایی در راستای تعداد و قیمت را داشته باشد. به همین خاطر دو نکته در ثبت پیش فاکتور رعایت می‌گردد. در وهله اول همانند فاکتور، دارای شماره است. شماره‌ای که قابلیت ارجاع به اسناد مربوطه را داشته باشد. در وهله دوم همانطور که پیش‌تر اشاره شد، دارای زمان انقضا است. در واقع برای آن اعتبار زمانی مشخصی در نظر گرفته می‌شود. معمولا این زمان کوتاه مدت است. تعهدی عرفی بین فروشنده و خریدار منعقد می‌گردد؛ شرایط فروش تا زمان انقضای پیش فاکتور تغییر نخواهد کرد.